说说开会

        中央《改进工作作风密切联系群众八项规定》明确指出：要精简会议活动，切实改进会风；提高会议实效，开短会、讲短话，力戒空话、套话。

        说到开会，真是几家欢喜几家愁，会议是沟通交流最不可缺少的一种工具。高效的会议，不仅能促进相互之间的沟通交流，而且还能高效解决问题。一场高效的会议，起到事半功倍的作用，但在实际工作中，高效的会议有多少呢？

笔者经常见到一些不甚“高效”的会议，其中有大量的迟到者，会议结束后与会者茫然不知所措，会上众多窃窃私语甚至玩手机打瞌睡者，电话声此起彼伏，时间无限延长……

        笔者就曾亲自感受过开会的种种，曾有一段时间，大家一想起开会，立即会头疼起来，因为每次开会，大家几乎都不确定这个“会”能开到何时，往往晚上8点正式开会，一直开到9点半都可能不会结束，甚至10点了，“会意依然很浓”。当然，如果有重要事情，开半天一天又如何呢？关键是，这个会，开了很久却没有解决一个实际问题，都是老生常谈，结果可想而知，会后大家怨声载道。

        做好横向纵向沟通交流，对项目管理具有举足轻重的作用，占用大量时间进行业务考核培训，是很正常的也是必须的，会议就是一个很好的平台和载体，但会议太多、太杂、太滥，就打乱了员工的每日工作计划，如果经常如此，这在时间管理上，就非常不妥当了。

        其实，在最常见的浪费时间的行为中，就有“开会”这一项。有学者统计，计划中或计划外的会议至少消耗一个人40%的工作时间，这些会议可能是正式的，可能是非正式的，可能是团体会议，可能是一对一会议，可能发生在办公室里，也可能发生在走廊里，实际上，许多会议根本没有必要的，基本就是浪费时间。

        所以，如果不必要开会，尽量不开会，如果事情可以在短时间内完成，会议时间就千万不要长。对于不得不开的会，一定得开的会议，会议召集者必须对会议进行妥善管理和有效利用。（以下内容引自《时间力》）

        首先，要确定会议成本。每次会议的成本等于与会人员的时薪乘以会议召开的时间。即将会议视为具有预期价值的真实费用。坚持将会议视为具有预期收益率的投资，对待会议如同直接或间接花费公司钱一样，因为事实确实如此。

        下面是七种让会议更有效率的方法

        ①反复问自己，会议有必要吗。

        ②写下议程：如果确定有必要召开会议，就应该为会议设定清晰的目标并写下议程，并以“我们召开本次会议是为了实现这一特定目标”这个句子开始写起。为会议涉及的全部内容制定议程、列出清单，在每一项的旁边写上所期望能够解答该问题的人的名字，如有可能，至少提前24小时把该议程发出去，让每个人都清楚他被期待做出什么贡献。如果必须，会议召集人最好提前与期望能够解答该问题的人沟通，统一意见，特别是领导班子，在会议上不要在参会人员面前显露出分歧。

        ③按时开始，按时结束。在特定时间开始，却不知道何时结束的会议是最糟糕的，还有一个规矩，不要等迟到的人。让准时到场的人等待迟到的人是不公平的。

        ④先说最重要的事项。在拟定议程时应用80/20原则，规划好议程，先讨论重要性排在前20%的项目，如果时间不够，那么这种方法就可以保证在会议结束之前解决80%价值的事项。

        ⑤概括总结。在讨论会议议程的每一事项时，先对讨论的内容进行概括和总结，在每一事项上达成共识，并在其完成后再讨论下一事项。将决定的事项重述一遍并达成共识。

        ⑥分配具体的责任。如果作出了决定，就要为达成共识的具体行动分配责任，设定截止日期。没有分配责任并设定截止日期的讨论和共识只是一纸空谈。

        ⑦做好会议记录并相互传阅。