档案,关系到我们每一个人。一个偶然的机会让我与档案管理工作有了次亲密接触,使我对档案管理工作有了全新的认识。
那年,隧道局资质升级,要将所有已完工程档案交回,按照档案管理标准统一管理。局驻地北京,公司地处南京,相距千余里。工程部樊大姐因故不能出远门,递送档案这事交给在办公室的我来办理。
我本想不就是送个档案嘛,应该很简单。然而,我低估了,在没有高铁的日子完成递送档案绝非易事。
先是在公司整理这些工程档案,要将项目送来的成箱的档案按分部分项工程细目逐一分好,经过依次整理、装订等一系列工序,然后将档案交由物流公司寄到局里。
接下来是到北京接货。只买到了火车站票,火车还晚点了。下车后我一刻也不敢耽搁,一路小跑冲向地铁站……一番周折后终于来到局里。我没有停歇,借了推车将近一吨重的档案分趟拉到了档案室。
办公室刘姐听说我是从南京“站”着过来的,便安排我先到宾馆休息,第二天再工作。
第二天早早来到办公室,刘姐已在此等候。寒暄后,她开始布置工作。“这次档案归整工作主要经过分类、录入、印盒、分装、上架几个流程。分类你们已经做好了,现在集中在后面四步。”
录入信息繁多,而且只能逐个录入,花了几天时间才录入完毕,只觉手指已呈机械状态,习惯性的会在桌上似录入时敲击键盘。
档案需要长期保存,档案盒上的字要使用专业的油墨逐一刷上。档案盒印字,墨沾少了字印不上,档案盒报废;墨沾多了字印花了,档案盒报废;用力轻了字印不清楚,档案盒报废;用力重了字印成团了,档案盒还是报废。
近半个月的努力,档案上架前的准备工作全部完成。上架比较简单,基本就是体力活,仅半日就整理完毕。
站在档案柜前,抚摸着一排排自己亲手弄好的整齐的档案,心里感慨:这档案工作远非易事,严谨、细心、技术、体力,一个都不能少,若非亲身体验档案管理工作,与之亲密接触,却是怎么都无法理解其中的辛苦和不易了。